Magnet JQS
Over EØS terskelverdiene*, benytter Gassco normalt Magnet JQS for å prekvalifisere leverandører. Se Trinn 1.
Magnet JQS er en digital portal som brukes av operatører og kontraktører i energibransjen til å søke etter, revidere og kvalifisere leverandører i henhold til sine respektive kvalifikasjons- og innkjøpskrav. Magnet JQS er i samsvar med EUs regelverk for offentlige anskaffelser.
I enkelte tilfeller og basert på en konkret vurdering vil Gassco kunngjøre konkurransen på Doffin/TED, istedenfor å bruke Magnet JQS.
Ved anskaffelser under terskelverdiene*, vil Gassco normalt invitere minst tre leverandører til å levere tilbud.
* EØS-terskelverdiene fremgår av forsyningsforskriften § 5-2.
Kontaktinformasjon Magnet JQS:
Informasjon om Magnet JQS finnes på Offshore Qualific, som har ansvaret for Magnet JQS portalen.
Konkurranseform
Bruk av Magnet JQS
Ved bruk av Magnet JQS vil konkurransen bli gjennomført som en begrenset anbudskonkurranse eller konkurranse med forhandling. Andre konkurranseformer som konkurransepreget dialog eller konkurranse om innovasjonspartnerskap kan også være aktuelle etter en konkret vurdering.
Begrenset anbudskonkurranse er en to-trinns prosedyre hvor første trinn er prekvalifisering av leverandører, se Trinn 1 under. I en begrenset anbudskonkurranse har oppdragsgiveren ikke anledning til å forhandle med leverandørene som har levert tilbud og evalueringen baseres på de skriftlige tilbudene alene, se Trinn 2.
Konkurranse med forhandling er i likhet med begrenset anbudskonkurranse en to-trinns prosedyre hvor første trinn er prekvalifisering av leverandører, se Trinn 1 under. Ved denne konkurranseformen skal oppdragsgiver forhandle med leverandører som har levert tilbud, se Trinn 2.
Kunngjort konkurranse
Hvis Gassco har kunngjort konkurransen på Doffin/TED, kan åpen anbudskonkurranse benyttes, i tillegg til konkurranseformene over.
Åpen anbudskonkurranse vil si at alle interesserte leverandører kan levere tilbud, se Trinn 2.
Ved bruk av begrenset anbudskonkurranse eller konkurranse med forhandling i en kunngjort konkurranse, vil første trinn være Gassco kvalifisering alene (dvs. ikke prekvalifisering i Magnet JQS), se Trinn 1.
Anskaffelser under EØS-terskelverdiene
Ved anskaffelser under EØS-terskelverdiene vil Gassco normalt invitere minst tre leverandører til å levere tilbud. Det vil bli gjort en konkret vurdering av hvordan konkurransen skal gjennomføres, basert på grunnleggende prinsipper om konkurranse, likebehandling av leverandører, forutberegnelighet, etterprøvbarhet og forholdsmessighet.
For å bli kvalifisert/registrert som leverandør i Magnet JQS (trinn 1), må leverandøren fylle ut spørreskjema og egenerklæringer, samt tilfredsstille følgende kvalifikasjonskrav:
- Selskapet må være et lovlig etablert foretak (firmaattest). Kun selskaper registrert i et offentlig register kan registrere seg i Magnet JQS.
- Selskapet må være à jour med skatter og avgifter, samt ikke være i gjeldsforhandlinger eller satt under administrasjon (revisorerklæring). Selskaper registrert i et offentlig register kan registrere seg i Magnet JQS.
- Selskapet må ha fulgt gjeldende nasjonalt regelverk for innrapportering av siste års årsberetning/årsregnskap (revisorerklæring). Finansielle nøkkeltall på leverandører registrert i Magnet JQS kommer fra Magnet JQS’ partner Creditsafe Norway AS.
- Selskapet må ha (eller planlegger å innføre) et kvalitetssystem (egenerklæring). Leverandører fyller ut en egenerklæring knyttet til eget styringssystem og gir seg selv en skår fra A-D hvor A er høyest skår.
- Selskapet må ha (eller planlegger å innføre) et HMS-system (egenerklæring). Leverandører fyller ut en egenerklæring knyttet til eget styringssystem og gir seg selv en skår fra A-D hvor A er høyest skår.
- Selskapet kan svare på spørsmål i forhold til Corporate Responsibility (CR). Spørsmål knyttet til Corporate Responsibility inngår i egenerklæringen som leverandørene må fylle ut.
Gassco-prekvalifisering
Selv om Magnet JQS er benyttet for prekvalifisering av leverandører, vil Gassco ofte gjøre en utvidet prekvalifisering av leverandørene. For produkter/tjenester som utgjør en potensiell risikofaktor eller på andre måter er kritiske for Gassco sin virksomhet, er det internt krav om dette.
Dersom en konkurranse er kunngjort gjennom Doffin/TED, vil det utelukkende skje en Gassco-prekvalifisering, dvs. ikke en prekvalifisering i Magnet JQS.
Prekvalifiseringen som Gassco gjør vil typisk inkludere en nærmere vurdering av leverandørenes:
- Økonomiske og finansielle kapasitet
- Teknisk kapasitet (leverandørens erfaring fra tilsvarende oppdrag og bemanning)
- Kvalitetssystem/HMS
Ved begrenset anbudskonkurranse eller konkurranse med forhandling vil det ofte settes et øvre tak eventuelt et passende intervall (for eksempel 3-5 leverandører) for hvor mange leverandører som skal inviteres til å delta i konkurransen.
Utvelgelsen blant prekvalifiserte leverandører vil bli gjort basert på definerte utvelgelseskriterier; eksempelvis de best kvalifiserte leverandørene med hovedvekt på leverandørenes tekniske kapasitet.
I trinn 2 evalueres mottatte tilbud.
Også ved åpen anbudskonkurranse gjøres en vurdering av om leverandøren er kvalifisert eller ikke, jf. trinn 1 over, men i motsetning til begrenset anbudskonkurranse og konkurranse med forhandling hvor det ofte gjøres en utvelgelse blant kvalifiserte leverandører, skal alle kvalifiserte leverandører få sitt tilbud evaluert i en åpen anbudskonkurranse.
Evaluering av tilbud skal baseres på tildelingskriteriene som er meddelt tilbyderne i invitasjonen (konkurransegrunnlaget). Ved konkurranse med forhandling vil det bli forhandlet med tilbyderne.
Valg av leverandør – begrunnelse og karenstid
Alle leverandørene som har deltatt i en konkurranse skal få skriftlig og samtidig meddelelse om utfallet av konkurransen med en begrunnelse for valg av leverandør.
Begrunnelsen skal inneholde navnet på den valgte leverandøren og en redegjørelse for det valgte tilbudets egenskaper og relative fordeler i samsvar med tildelingskriteriene.
I meddelelsen vil det også bli gitt opplysning om fastsatt karenstid, dvs. hvor lenge Gassco vil vente med å inngå kontrakt med valgt leverandør (minst 10 dager regnet fra dagen etter at meddelelsen om valget av leverandør er sendt).
Inngåelse av kontrakt med valgt leverandør
Etter at karenstiden er utløpt vil kontrakt bli inngått med valgt leverandør.
Det vurderes konkret hvilken kontraktsmal som skal benyttes. For enklere anskaffelser benyttes en av Gasscos egne maler:
- Generelle vilkår for kjøp av varer
- Generelle vilkår for kjøp av tjenester
- Generelle vilkår for innleie av personell
Andre aktuelle avtalemaler er Statens Standardavtaler.
Alle leverandører som ønsker å bli kontraktspart med Gassco, må akseptere Etiske retningslinjer for leverandører. Disse retningslinjene inneholder sanksjoner ved brudd på retningslinjene og inngår i kontrakten.